Informativa Privacy per Webinar Online

PREMESSA
Con il Regolamento UE 679/2016 (c.d. GDPR), recante disposizioni in materia di protezione dei dati personali e la loro libera circolazione, Casaleggio Associati S.r.l. (o di seguito anche in breve il “Titolare” o “Casaleggio Associati” o “CA”), quale Titolare del trattamento è tenuto a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali, raccolti e impiegati per le finalità di seguito indicate, strettamente correlate con la sua partecipazione ai Webinar organizzati da Casaleggio Associati e Partner/Sponsor dell’evento Ecommerce Italia (in seguito anche semplicemente “webinar”) che sarà tenuto, in modalità on-line, tramite una piattaforma di web streaming.

1. TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI
I dati personali acquisiti dal Titolare, a cui si riferisce la presente informativa, rientrano nella tipologia dei dati personali identificativi e di contatto e sono rilasciati direttamente dall’interessato mediante il modulo di richiesta di partecipazione al webinar e nel corso della connessione web per la partecipazione al webinar stesso, e comporteranno il loro trattamento per finalità strettamente necessarie alla fruizione del webinar.
I dati raccolti sono rappresentati da:
a) dati forniti dall’interessato nella compilazione del form d’iscrizione:
– nome;
– cognome;
– indirizzo di posta elettronica;
– organizzazione di appartenenza;
– gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

2. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati saranno prevalentemente trattati nell’ambito della gestione amministrativa ed organizzativa del webinar. Potranno, previo consenso dell’interessato, essere successivamente utilizzati per l’invio di comunicazioni o altro materiale promozionale relativo ad attività, prodotti ed eventi o  iniziative promosse dal titolare o da parte di soggetti terzi, nonché per analisi di gradimento interne.
Nel dettaglio, le finalità di trattamento dei dati personali raccolti possono essere così identificate:
2.1. dare seguito alla richiesta di partecipazione al webinar, nonché a quella di svolgere le conseguenti attività di natura organizzativa, amministrativa, comunicazioni di servizio per l’espletamento di tutte le attività connesse alla partecipazione. Rientrano tra le attività di natura organizzativa, ad esempio, l’invio di comunicazioni di servizio, la programmazione di eventuali workshop e altre iniziative che animeranno il webinar, l’invio tramite posta elettronica di eventuali resoconti o slides (ove previsto), il rilascio di credenziali di accesso per accedere al webinar, nonché, qualora previsto, alla registrazione video ed ulteriori comunicazioni in merito a successivi eventi;
2.2. operare esclusivamente via e-mail, mediante i dati di contatto rilasciati in fase di iscrizione, sulla base del legittimo interesse del titolare, attività riguardanti l’invio di comunicazioni di follow-up inerenti l’evento e/o per servizi analoghi e/o conseguenti a quelli verso i quali l’interessato abbia manifestato interesse, salvo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che potrà esprimere anche in occasioni successive (opt-out) opponendosi all’invio di tali comunicazioni, direttamente tramite il “disiscrivimi” o “unsubscribe” presente nella e-mail ricevuta;
2.3. consentire al Titolare, previo libero, specifico e distinto consenso, di comunicare i dati personali identificativi e di contatto degli iscritti all’evento a soggetti terzi, rappresentati da sponsor e promotori dell’evento, al fine di consentire loro l’invio di comunicazioni promozionali e commerciali, materiale pubblicitario, ecc. relativi a loro offerte di servizi/prodotti, segnalazione di eventi aziendali, in presenza e/o on-line;
2.4. inviare, previo libero, specifico e distinto consenso dell’interessato, comunicazioni di marketing, anche periodiche, riguardanti informazioni promozionali inerenti attività e/o progetti promossi da CA, verso le quali potrà liberamente esercitare, in qualsiasi momento, il diritto di revoca del consenso a ricevere tali comunicazioni, anche in occasioni successive;
2.5. adempiere ad eventuali obblighi previsti dalle leggi vigenti, da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità;
2.6. accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
2.7. effettuare ricerche ed analisi volte a valutare l’efficacia del webinar, nonché misurare il funzionamento della piattaforma utilizzata e valutare usabilità e interesse. Pertanto, al termine del webinar, potrebbe essere somministrato, via e-mail, un questionario di gradimento al quale l’interessato può facoltativamente rispondere, intendendo in tal senso la risposta fornita come consenso rilasciato alla rilevazione delle risposte ai quesiti posti.

3. BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E LORO CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati è facoltativo ed autodeterminato dall’utente il quale, dunque, ne attesta la completezza e il proprio legittimo trattamento.
Per fornire un quadro completo indichiamo, per ciascuna finalità la corrispondente base giuridica nonché l’obbligatorietà o la facoltatività del conferimento dei dati:
– La base giuridica del trattamento dei dati personali attuato per le finalità di cui al punto 2.1 è l’art. 6(1)(b) del Regolamento ([…] il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso), in quanto i trattamenti sono necessari all’erogazione del servizio di iscrizione e gestione dei dati personali dell’interessato al webinar.
Il conferimento dei dati personali per queste finalità è facoltativo, non conferirli comporterebbe l’impossibilità di attivare i servizi richiesti.
– La base giuridica del trattamento dei dati personali attuato per le finalità di cui ai punti 2.2 e 2.6 è l’art. 6(1)(f) del Regolamento ([…] il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore”; per i trattamenti operati per tali finalità e con tale base giuridica l’interessato può esercitare il diritto di opposizione nei limiti in cui questo risulta possibile.
Con riferimento alla finalità di cui al punto 2.2, si evidenzia che rientra nel legittimo interesse del Titolare erogare, sulla base dei dati personali comunicati dall’interessato, una serie di servizi di natura informativa, di assistenza e supporto al webinar, nonché fornire informazioni di follow-up che risultino compatibili con la posizione degli utenti in quanto è ragionevole ritenere che siano interessati nel rimanere informati ed aggiornati sulle ultime novità riguardanti le materie trattate nel corso del webinar.
Rientra nel legittimo interesse del titolare accertare, esercitare o difendere i propri diritti in sede giudiziaria, per tutta la durata dell’eventuale contenzioso giudiziale e, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
– La base giuridica del trattamento dei dati personali attuato per le finalità di cui ai punti 2.3, 2.4 e 2.7 è l’art. 6(1)(a) del GDPR “l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”. Per i punti 2.3 e 2.4 il conferimento dei dati personali per queste finalità è facoltativo e l’interessato avrà comunque ed ogni volta, la possibilità di revocare il consenso, chiedendo la cancellazione del proprio indirizzo di posta dall’elenco di quelli cui vengono indirizzati i predetti messaggi. Il mancato conferimento non pregiudica l’erogazione degli altri servizi. Con riferimento al punto 2.7 si evidenzia che le risposte alle domande per il questionario di gradimento sono assolutamente facoltative, è possibile quindi non rispondere alle domande e rifiutare la risposta. La mancata partecipazione alle domande sul questionario di gradimento non pregiudica la partecipazione al webinar.
– La base giuridica del trattamento dei dati personali per la finalità di cui al punto 2.5. rappresenta un trattamento legittimo di dati personali ai sensi dell’art. 6(1)(c) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento). Una volta conferiti i dati personali, infatti, il trattamento è invero necessario per adempiere ad obblighi di legge a cui il titolare è soggetto.

4. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati sono conservati per il solo periodo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione deve attenersi. È previsto che sia effettuata una verifica periodica, a cadenza annuale, sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.
Con riferimento ai dati di registrazione al webinar, saranno conservati per 12 mesi dalla data di registrazione alla piattaforma, 10 anni per le finalità amministrative e contabili;

Con riferimento ai dati personali oggetto di trattamento per finalità di marketing, gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che non intervenga l’esercizio del diritto di opposizione o revoca del consenso da parte dell’interessato.
Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa. È fatta salva in ogni caso la possibilità per il Titolare di conservare i suoi dati personali per il periodo di tempo previsto e ammesso dalla legge Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2947(1)(3) c.c.).

5. MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE. Il trattamento dei dati personali avviene, da parte di soggetti autorizzati da parte dell’organizzazione preposti alla gestione dei trattamenti mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità perseguite e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi nel pieno rispetto di quanto indicato nell’art. 32 del Regolamento UE.
Il titolare comunica che non assume, relativamente ai trattamenti di cui alla presente informativa, decisioni basate esclusivamente sull’elaborazione automatica, fra cui la profilazione, dei dati, che possano produrre effetti legali sull’interessato o altre conseguenze analoghe.

6. AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI
Potranno operare il trattamento dei dati personali i soggetti interni all’organizzazione del Titolare a vario titolo autorizzati quali, a titolo esemplificativo, nostri dipendenti, collaboratori, amministratori, ecc. o altri soggetti esterni all’organizzazione, normalmente designati quali Responsabili del trattamento o, operanti quali autonomi Titolari, coinvolti nelle attività e nei rapporti con gli interessati al trattamento.
Di seguito le indichiamo le categorie dei soggetti con cui i suoi dati personali potranno essere condivisi, per le finalità riportate nella specifica sezione della presente informativa:
soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento, ossia:
– persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria;
– persone o società delegate a svolgere attività di manutenzione tecnica;
– persone o società che offrono servizi complementari all’organizzazione del web meeting correlato al webinar
L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa.

7. TRASFERIMENTO DATI EXTRA SEE
Nel caso in cui si rendesse necessario il trasferimento dei suoi dati personali di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), verso parti terze che effettuano su nostro incarico, compiti di natura tecnica, logistica ed organizzativa coerenti al  perseguimento delle finalità per le quali i suoi dati sono stati raccolti e trattati, questo avverrà solo nel caso in cui sia possibile garantire un livello di protezione dei dati equivalente a quello comunitario.
Assicuriamo, infatti, che il trasferimento dei suoi dati personali avvenga solamente a fronte della messa in atto di almeno una delle seguenti misure di sicurezza, così come previsto dal Regolamento:
– trasferimento dei suoi dati personali in Paesi il cui livello di protezione dei dati sia stato riconosciuto come adeguato dalla Commissione Europea. Per maggiori informazioni si prega di consultare la pagina della Commissione Europea: “Adeguatezza della protezione dei dati personali all’esterno dell’UE” (“Adequacy of the protection of personal data in non-EU countries”).
– previsione di specifiche Clausole contrattuali standard (Clausole Tipo UE), approvate dalla Commissione Europea, al fine di assicurare che i trattamenti effettuati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) dai nostri partner, offrano garanzie di protezione dei suoi dati personali conformi a quelli condotti sul territorio dell’Unione Europea. Per maggiori informazioni si prega di consultare la pagina della Commissione Europea: “Contratti tipo per il trasferimento dei dati personali in un Paese terzo” (“Model contracts for the transfer of personal data to third countries”), ai sensi di quanto disposto dall’art. 46, 2, lett. c)
– In ultima analisi, sulla base delle deroghe indicate all’art. 49, che includono il consenso esplicito manifestato dall’interessato, previamente informato del trasferimento.
Con riferimento al punto 2.3 dell’informativa, si evidenzia che tale finalità prevede, sulla base del libero consenso manifestato dall’interessato, correlato alle specifiche attività di marketing che potrebbero derivarne, il trasferimento a partner e sponsor dell’evento, operanti in qualità di autonomi titolari del trattamento e aventi sede in Paesi all’interno dello spazio SEE ove è pienamente applicato il GDPR e nel Regno Unito, in cui vige lo UK GDPR, con riferimento al quale, in data 28 giungo 2021, la Commissione UE ha varato decisioni di adeguatezza riguardanti il conseguente trattamento dei dati personali.
È possibile contattarci per maggiori informazioni sul meccanismo specifico utilizzato per il trasferimento dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Adeguate informazioni sulle garanzie a tutela dei suoi dati personali, eventualmente trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono disponibili contattando il Titolare ai recapiti di seguito indicati.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato ha il diritto di esercitare in qualsiasi momento, gratuitamente e senza formalità i seguenti diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento, inclusi:
– il diritto di accesso ai dati personali, ovvero il diritto di ottenere da noi la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali, ottenendone copia, ed alle informazioni di cui all’art. 15 del Regolamento, il diritto di rettifica, ovvero il diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti che lo riguardano o di integrazione dei dati incompleti;
– la cancellazione degli stessi, ovvero il diritto di ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano, se sussiste uno dei motivi indicati dall’art. 17 del Regolamento;
– la limitazione del trattamento che lo riguarda, ovvero il diritto di ottenere, nei casi indicati dall’art. 18 del Regolamento, il contrassegno dei dati conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro;
– il diritto alla portabilità dei dati, ovvero il diritto, nei casi indicati dall’art. 20 del Regolamento, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che ti riguardano, nonché di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
– ha, inoltre, il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) (esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri) o f) (legittimo interesse) del Regolamento, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni;
– ha, inoltre, il diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento, allorquando un trattamento sia basato sul suo consenso. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. L’apposita istanza al Titolare è presentata, anche via posta o via e-mail, contattando il Responsabile della protezione dei dati.
– qualora dovesse ritenere che il trattamento dei suoi dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

9. MODIFICHE
Il Titolare si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Il Titolare la informerà di tali variazioni non appena verranno introdotte ed esse saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito. Per tale ragione invitiamo a visitare con regolarità il sito internet per prendere visione della più recente ed aggiornata versione dell’informativa.

Ultimo aggiornamento 7 Marzo 2023

10. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il titolare del trattamento dei dati a cui è possibile rivolgersi per l’esercizio dei diritti è:
Casaleggio Associati S.r.l. – C.F. e P.IVA 04215320963

11. CONTATTI
Per esercitare i diritti di cui sopra o per qualunque altra richiesta può contattarci:
Casaleggio Associati, Via Palestro, 62 – Ivrea (TO) – e-mail: privacy@casaleggio.it – tel. 02 8901 1466