PREMESSA
Con il Regolamento UE 679/2016 (c.d. GDPR), recante disposizioni in materia di protezione dei dati personali e la loro libera circolazione Casaleggio Associati S.r.l. (o di seguito anche in breve il “Titolare” o “Casaleggio Associati” o “CA”), quale Titolare del trattamento è tenuto a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali, raccolti e impiegati per le finalità di seguito indicate, strettamente correlate con la sua iscrizione e partecipazione alla XVII edizione dell’evento “E-commerce in Italia 2023” (in seguito anche semplicemente “evento”) che sarà tenuto, in modalità on-line ed in presenza.
1. TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI
I dati personali acquisiti dal Titolare, a cui si riferisce la presente informativa, rientrano nella tipologia dei dati personali identificativi e di contatto e sono rilasciati direttamente dall’interessato mediante la compilazione del modulo d’iscrizione presente sul sito web della Casaleggio Associati. Una parte degli stessi potrebbero essere successivamente acquisiti nel corso dell’evento, e potrebbero differire in base a come l’interessato intenderà interagire e prendere parte all’evento.
I dati raccolti potrebbero essere rappresentati da:
a) dati forniti dall’interessato nella compilazione del form d’iscrizione:
b) nel caso di partecipazione “in presenza” all’evento ulteriori dati personali identificativi raccolti, oltre a quelli indicati al punto a), potrebbero essere rappresentati da:
c) nel caso di partecipazione ad eventi organizzati con piattaforma on-line, ulteriori dati personali identificativi, oltre a quelli indicati al punto a), potrebbero essere rappresentati da dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione internet quali:
2. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
I dati saranno prevalentemente trattati nell’ambito della gestione amministrativa ed organizzativa della manifestazione/evento, per documentare l’evento e potranno, previo consenso dell’interessato, essere successivamente utilizzati per invio di comunicazioni o altro materiale promozionale relativo ad attività, prodotti ed eventi o iniziative promosse dal titolare o da parte di soggetti terzi, nonché per analisi statistiche interne.
Nel dettaglio, le finalità di trattamento dei dati personali raccolti possono essere così identificate:
2.1 gestire la richiesta di registrazione formulata, tramite il sito, dall’interessato, per l’iscrizione all’evento e consentirne la conseguente partecipazione, comprese le finalità di natura amministrativa correlate;
2.2 gestire gli aspetti di natura organizzativa e/o logistici connessi all’evento, quali il trattamento dei dati personali necessari per l’accoglienza e la registrazione dei partecipanti, il rilascio del badge identificativo, nonché l’erogazione di servizi di natura informativa, di supporto ed assistenza agli iscritti;
2.3 operare esclusivamente via e-mail, sulla base del legittimo interesse del titolare, attività riguardanti l’invio di comunicazioni di follow-up inerenti l’evento e/o per servizi analoghi a quelli verso i quali l’interessato abbia manifestato interesse, salvo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che lo stesso potrà esprimere anche in occasioni successive (opt-out) opponendosi all’invio di tali comunicazioni, direttamente per mezzo della e-mail ricevuta;
2.4 documentare, sulla base del legittimo interesse del titolare, l’evento “in presenza” per mezzo della diffusione delle immagini fotografiche, o riprese audio-video, raccolte nel corso della manifestazione, tramite i mezzi di comunicazione comunemente impiegati, quali il sito internet, i social network collegati o, qualsiasi altro mezzo di divulgazione (pubblicazioni, ecc.). Si evidenzia che le immagini raccolte saranno prevalentemente rivolte al contesto ambientale in cui avviene l’evento stesso (tema principale) e, in via meramente secondaria (di sfondo o contesto) ai soggetti presenti, avendo l’accortezza di non riprendere in primo piano o frontalmente il volto dei presenti, ma con angolazioni tali che ne limitino la riconoscibilità dei soggetti e/o effettuate possibilmente da lunga distanza;
2.5 comunicare, sulla base del legittimo interesse di terzi, al soggetto promotore/gestore del singolo workshop i nominativi dei partecipanti iscritti alla specifica iniziativa, per consentire la gestione organizzativa del panel, nonché le successive comunicazioni riguardanti i contenuti e le tematiche trattate ed associate al workshop condotto;
2.6 consentire al Titolare, previo libero, specifico e distinto consenso, di comunicare i dati personali identificativi e di contatto degli iscritti all’evento a soggetti terzi, rappresentati da sponsor e promotori dell’evento, al fine di consentire loro l’invio di comunicazioni promozionali e commerciali, materiale pubblicitario, ecc. relativi a loro offerte di servizi/prodotti, segnalazione di eventi aziendali, in presenza e/o on-line;
2.7 inviare, previo libero, specifico e distinto consenso dell’interessato, comunicazioni di marketing, anche periodiche, riguardanti informazioni
promozionali inerenti attività e/o progetti promossi da CA, verso le quali potrà liberamente esercitare, in qualsiasi momento, il diritto di revoca del consenso a ricevere tali comunicazioni, anche in occasioni successive;
2.8 adempiere ad eventuali obblighi previsti dalle leggi vigenti, da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità;
2.9 accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
2.10 effettuare, anche attraverso la somministrazione di questionari, ricerche/analisi statistiche su dati personali aggregati o anonimi, senza dunque possibilità di identificare l’utente, o su dati non personali, riferibili ad aziende partecipanti all’evento, volti a valutare l’efficacia degli incontri svolti, nonché misurare il funzionamento della piattaforma utilizzata, misurare il traffico e valutare usabilità e interesse.
3. BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E LORO CONFERIMENTO
Il conferimento dei dati è facoltativo ed autodeterminato dall’utente il quale, dunque, ne attesta la completezza e il proprio legittimo trattamento.
Per fornire un quadro completo indichiamo, per ciascuna finalità la corrispondente base giuridica nonché l’obbligatorietà o la facoltatività del conferimento dei dati:
Rientra nel legittimo interesse del Titolare erogare, sulla base dei dati personali comunicati dall’interessato, una serie di servizi di natura informativa, di assistenza e supporto all’evento, nonché comunicazioni a partner e sponsor organizzatori di specifici workshop sui soggetti iscritti alle loro iniziative, nonché informazioni di follow-up successive riguardanti informazioni riguardanti l’evento stesso, che risultano compatibili con la posizione degli utenti in quanto è ragionevole ritenere che questi siano interessati a restare informati sulle ultime novità e attività di CA nelle materie trattate durante l’evento.
In caso di partecipazione in presenza i partecipanti sono previamente informati che potrebbe esserci la ripresa delle immagini e la conseguente diffusione tramite il web. Nel qual caso l’interessato può non accedere all’area in cui viene effettuata tale ripresa, adeguatamente evidenziata prima dell’accesso.
Per quanto attiene ai trattamenti operati per finalità di marketing il legittimo interesse è applicabile entro i limiti disposti dal Regolamento e dall’art. 130 c. 4 del Codice in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/2003 come modificato e coordinato dal D. Lgs. 101/2019), qualora il trattamento dovesse essere finalizzato a erogare servizi analoghi a quelli già sottoscritti, salvo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che potrà esprimere sia in fase di registrazione che in occasioni successive;
Rientra nel legittimo interesse del titolare accertare, esercitare o difendere i propri diritti in sede giudiziaria, per tutta la durata dell’eventuale contenzioso giudiziale e, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
4. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati sono conservati per il solo periodo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione deve attenersi. È previsto che sia effettuata una verifica periodica, a cadenza annuale, sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.
Con riferimento ai dati di registrazione all’evento saranno per 12 mesi dalla data di registrazione alla piattaforma, 10 anni per le finalità amministrative e contabili;
Con riferimento ai dati personali oggetto di trattamento per finalità di marketing, gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che non intervenga l’esercizio del diritto di opposizione o revoca del consenso da parte dell’interessato.
Per i dati oggetto di profilazione di cui al punto il tempo massimo di conservazione previsto è di 24 mesi dalla data di acquisizione dei dati salvo richiesta di cancellazione da parte dell’interessato
Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa. È fatta salva in ogni caso la possibilità per il Titolare di conservare i suoi dati personali per il periodo di tempo previsto e ammesso dalla legge Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2947(1)(3) c.c.).
5. MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI
Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE. Il trattamento dei dati personali avviene, da parte di soggetti autorizzati da parte dell’organizzazione preposti alla gestione dei trattamenti mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità perseguite e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi nel pieno rispetto di quanto indicato nell’art. 32 del Regolamento UE.
Con riferimento alle immagini audio-video riprese nel corso dell’evento, si evidenzia che seppure finalizzate a documentare l’evento nel suo contesto, alcuni frame potrebbero riprendere nel rispetto della normativa vigente, applicabile in materia e della tutela della dignità e decoro delle persone, anche i partecipanti, e potranno essere pubblicate su opere editoriali (brochure, libri, manifesti, ecc.), video promozionali, diffuse tramite il nostro sito Internet o sulle pagine dei “social” in cui siamo presenti.
Nell’area immediatamente antecedente saranno inoltre riportate degli avvisi indicanti la zona, a partire dalla quale, potranno essere effettuate le riprese audio-video dell’evento.
Si evidenzia che qualora l’interessato dovesse consentire, nel corso dell’evento in presenza, la scansione del proprio QR code riportato sul badge identificativo a sponsor/espositori presenti, tale azione comporta la trasmissione dei dati personali di registrazione acquisiti dal Titolare del trattamento (Casaleggio Associati) a terzi e avviene, come indicato al Considerando 32 del GDPR, con la consapevolezza di compiere un atto positivo con il quale l’interessato manifesta l’intenzione libera, specifica, informata e inequivocabile di consentire la comunicazione delle proprie informazioni personali ad un altro distinto ed autonomo Titolare del trattamento.
6. AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI
Potranno operare il trattamento dei dati personali i soggetti interni all’organizzazione del Titolare a vario titolo autorizzati quali, a titolo esemplificativo, nostri dipendenti, collaboratori, amministratori, ecc. o altri soggetti esterni all’organizzazione, normalmente designati quali Responsabili del trattamento o, operanti quali autonomi Titolari, coinvolti nelle attività e nei rapporti con gli interessati al trattamento.
Di seguito le indichiamo le categorie dei soggetti con cui i suoi dati personali potranno essere condivisi, per le finalità riportate nella specifica sezione della presente informativa, con:
L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa.
7. TRASFERIMENTO DATI EXTRA SEE
Nel caso in cui si rendesse necessario il trasferimento dei suoi dati personali di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), verso parti terze che effettuano su nostro incarico, compiti di natura tecnica, logistica ed organizzativa coerenti al perseguimento delle finalità per le quali i suoi dati sono stati raccolti e trattati, questo avverrà solo nel caso in cui sia possibile garantire un livello di protezione dei dati equivalente a quello comunitario.
Assicuriamo, infatti, che il trasferimento dei suoi dati personali avvenga solamente a fronte della messa in atto di almeno una delle seguenti misure di sicurezza, così come previsto dal Regolamento:
Con riferimento al punto 2.6 dell’informativa, si precisa che tale finalità prevede, sulla base del libero consenso manifestato dagli interessati, correlato alle specifiche attività di marketing che potrebbero derivarne, il trasferimento a partner e sponsor dell’evento, operanti in qualità di autonomi titolari del trattamento e aventi sede in Paesi all’interno dello spazio SEE (Germania) ove è pienamente applicato il GDPR e nel Regno Unito, in cui vige lo UK GDPR, con riferimento al quale, in data 28 giugno 2021, la Commissione UE ha varato decisioni di adeguatezza riguardanti il trattamento dei dati personali.
È possibile contattarci per maggiori informazioni sul meccanismo specifico utilizzato per il trasferimento dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Adeguate informazioni sulle garanzie a tutela dei suoi dati personali, eventualmente trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono disponibili contattando il Titolare ai recapiti di seguito indicati.
8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato ha il diritto di esercitare in qualsiasi momento, gratuitamente e senza formalità i seguenti diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento, inclusi:
9. MODIFICHE
Il Titolare si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. Il Titolare la informerà di tali variazioni non appena verranno introdotte ed esse saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito. Per tale ragione invitiamo a visitare con regolarità il sito internet per prendere visione della più recente ed aggiornata versione dell’informativa.
Ultimo aggiornamento 27 Gennaio 2023
10. TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Il titolare del trattamento dei dati a cui è possibile rivolgersi per l’esercizio dei diritti è:
Casaleggio Associati S.r.l. – C.F. e P.IVA 04215320963
11. CONTATTI
Per esercitare i diritti di cui sopra o per qualunque altra richiesta può contattarci:
12. LIBERATORIA PER RIPRESE FOTOGRAFICHE/AUDIO-VIDEO (SENSI DELL’ART 10 C.C. E DELL’ART 96 L. 633/1941)
Si comunica che accedendo all’area, previamente identificata mediante appositi cartelli di segnalazione, in cui saranno essere effettuate le riprese fotografiche/audio-video dell’evento, l’interessato autorizza altresì l’utilizzo a titolo gratuito, anche ai sensi degli artt. 10 e 320 cod. civ. e degli artt. 96 e 97 legge 22.4.1941, n. 633, Legge sul diritto d’autore, delle immagini fotografiche o video ripresi dagli operatori o persone incaricate da Casaleggio Associati, alla comunicazione, pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma sul sito internet www.casaleggio.it, sui social network e su qualsiasi altro mezzo di diffusione (giornali o quotidiani locali) di cui potrebbe avvalersi, nonché autorizza la conservazione delle immagini fotografiche e dei video stessi negli archivi informatici della Casaleggio Associati e prende atto che la finalità di tali pubblicazioni sono meramente di carattere informativo e documentale degli eventi realizzati, non consentendone l’uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale e il decoro e comunque per un uso e/o per fini diversi da quelli sopra indicati.
Tanto premesso l’interessato, in veste di dichiarante, accedendo alla predetta area in cui saranno essere effettuate le riprese fotografiche/audio-video dell’evento, autorizza, senza aver nulla da pretendere, Casaleggio Associati S.r.l. – C.F. e P.IVA 04215320963 con in via Palestro, 62 Ivrea (TO) alla ripresa e registrazione, anche mediante società terze, di immagini fotografiche e/o riprese audio-video relative all’evento sopra descritto, in cui lo stesso possa essere stato ritratto, nonché alla detenzione, utilizzo, pubblicazione e divulgazione del suddetto materiale a scopo propagandistico e/o pubblicitario e/o informativo e/o di cronaca con qualsiasi mezzo, come ad esempio, attraverso siti internet, social network, TV, brochure o mediante l’inserimento, in documenti destinati alla diffusione.
A tal fine, accedendo alla predetta area, informato di quanto sopra, è consapevole di attuare un’azione positiva inequivocabile per mezzo della quale intende:
Si invitano pertanto gli utenti/interessati che non intendono apparire in immagini fotografiche/audio-video dell’evento a non accedere all’area previamente identificata limitando il proprio accesso alle aree in cui ciò non verrà effettuato.